עם הזמן נוצרות הרבה קטגוריות קטנות: «דודים», «בני דודים», «אחיינים», «חברות של אמא». כל אחת מהן שימושית בפני עצמה, אבל לפעמים רוצים להתייחס לכולן יחד — «כל צד הכלה». בשביל זה יש קטגוריית על: שם אחד שמאגד כמה קטגוריות.
מידע: קטגוריית על לא מכילה מוזמנים בעצמה. כל מוזמן ממשיך לשבת בקטגוריה רגילה אחת, בדיוק כמו קודם, ואת קטגוריית העל מגדירים לקטגוריה — «הקטגוריה הזו שייכת ל…». מכאן שכל מה שאתם עושים על קטגוריית על הוא בדיוק «כל המוזמנים שבכל הקטגוריות שתחתיה».
איך מדליקים, יוצרים ומשייכים — הכול במקום אחד
- בטאב מוזמנים לחצו קטגוריות.
- בתחתית החלון הדליקו את המתג להשתמש בקטגוריות על באירוע הזה. הוא נשמר מיד — אין כאן כפתור שמירה.
- למעלה יופיע הכפתור הוספת קטגוריית על. לחצו, תנו שם («משפחת הכלה») ובחרו צבע. לכל קטגוריית על שם משלה: שם שכבר קיים באירוע (גם ברישיות או ברווחים אחרים) לא יתקבל.
- עכשיו ערכו כל קטגוריה שאמורה להיכנס אליה (העיפרון שבשורה שלה), ובשדה קטגוריית על בחרו אותה.
הפיצ'ר כבוי כברירת מחדל — כל עוד הוא כבוי לא תראו אותו בשום מקום מלבד המתג עצמו, ואירוע עם חמש קטגוריות באמת לא צריך אותו.
מהרגע שהפיצ'ר פעיל, חלון הקטגוריות מציג את הרשימה בשכבות: כל קטגוריית על היא כותרת של מקטע, והקטגוריות שתחתיה יושבות בתוכו; בסוף מופיע מקטע «קטגוריות ללא קטגוריית על». לצד כל קטגוריית על מופיעים סך ההזמנות והאישורים של הקטגוריות שלה — מספרים שמחוברים מאותם מספרים בדיוק שמוצגים בקטגוריות עצמן, כך שהם לא יכולים לסתור זה את זה. ברשימה ארוכה יש גם שדה חיפוש, והוא מוצא קטגוריה גם לפי שם קטגוריית העל שמעליה.
מה זה נותן בפועל
- סינון וייצוא — בתפריט הקטגוריות שמעל טבלת המוזמנים מופיע חלק עליון של קטגוריות על. בחירת «משפחת הכלה» מציגה בבת אחת את כל המוזמנים מכל הקטגוריות שתחתיה, וכך גם בעמוד הייצוא. בקובץ ה-Excel יש גם עמודת «קטגוריית על» ליד הקטגוריה, והייבוא קורא אותה בחזרה — כך שגיבוי וטעינה מחדש שומרים על שתי השכבות.
- בשיבוץ השולחנות — גם רשימת הממתינים לשיבוץ וגם סינון השולחנות עצמם מקבלים את שכבת קטגוריות העל: אפשר להציג בלחיצה אחת רק את השולחנות שיושב בהם מישהו מ«משפחת הכלה». ראו לוח שיבוץ השולחנות.
- בסטטיסטיקות — בטבלת הפילוח שבטאב «סטטיסטיקות», כל קטגוריית על היא שורה מודגשת והקטגוריות שלה מופיעות תחתיה בהזחה, עם הסכום שלהן בשורת האב. אפשר ללחוץ עליה כדי לקפל אותה ולראות רק את שורות קטגוריות העל. שורת הסה״כ ממשיכה לספור כל מוזמן פעם אחת בלבד, גם כשהכול מקופל. ראו איך קוראים את הסטטיסטיקות.
- שליחה אחת לכל הענף — בבחירת קהל להודעה או לתזכורת אפשר לבחור קטגוריית על במקום לשלוח חמש פעמים, קטגוריה-קטגוריה. ראו בחירת קהל לשליחה.
- שיבוץ אוטומטי חכם יותר — ההושבה האוטומטית קודם מקבצת כל תת-קטגוריה לשולחנות שלה, ואז, כששולחן נשאר חצי-ריק, משלימה אותו ממוזמנים של קטגוריות אחיות תחת אותה קטגוריית עלבמקום לפזר אותם באולם. ראו הושבה אוטומטית.
דוגמה
«משפחת הכלה» מכילה «דודים» (12 אישורים), «בני דודים» (9) ו«אחיינים» (5). שולחן של 12 מקומות התמלא בדודים; שמונת בני הדודים הראשונים ישבו יחד בשולחן משלהם, והשלושה שנשארו יצטרפו לשולחן של האחיינים — כי כולם תחת «משפחת הכלה» — במקום לשבת ליד קטגוריית «עבודה» בצד השני של האולם.
כיבוי הפיצ'ר
כיבוי לא מוחק כלום: קטגוריות העל והשיוכים נשמרים ופשוט מפסיקים להופיע. הדלקה מחדש מחזירה אותם בדיוק כפי שהיו. גם מחיקת קטגוריית על לא מוחקת אף מוזמן ואף קטגוריה — הקטגוריות שתחתיה נשארות כמו שהן, רק בלי השיוך.
שימו לב: שליחה מתוזמנת שנשלחת רק לקטגוריית העל שנמחקה, ועוד לא יצאה, מבוטלת יחד איתה — אין לה יותר למי לצאת. חלון אישור המחיקה מראה מראש אילו שליחות כאלה יש, עם סוג ההודעה ומועד השליחה. כדי שההודעה תצא בכל זאת, תזמנו אותה מחדש לקטגוריות עצמן או לכל המוזמנים.
טיפ: קטגוריית על היא לגמרי פנימית — היא לא נשלחת לאף מוזמן ולא מופיעה בשום הודעה, ולכן אפשר לקרוא לה בשם שנוח לכם ולא בשם «מנומס».